Hard Savings vs. Cost Avoidance w praktyce: jak liczyć oszczędności, żeby dział finansów Ci uwierzył
Spis treści
Każdy, kto pracuje w dziale zakupów, przynajmniej raz w karierze doświadczył tej sytuacji. Kupiec wchodzi na spotkanie zarządu pełen dumy: po wielotygodniowych, twardych negocjacjach udało się wygenerować 500 000 PLN oszczędności na kluczowej kategorii. Atmosfera sukcesu trwa jednak krótko — do momentu, gdy głos zabiera dyrektor finansowy.
„Świetnie, ale w której linijce rachunku zysków i strat zobaczę te pieniądze? I o ile możemy obciąć budżet na przyszły kwartał?”
Nagle okazuje się, że to, co dla Kupca jest bezdyskusyjnym sukcesem, dla finansów bywa jedynie „wirtualnym papierowym zyskiem”. Dlaczego tak się dzieje? Problem leży w metodologii mierzenia efektów pracy zakupów oraz w braku wspólnego języka między procurementem a finansami.
Sprawdźmy, jak prawidłowo odróżniać Hard Savings od Soft Savings (Cost Avoidance), jak je liczyć i co zrobić, aby CFO wreszcie zaczął traktować raporty zakupowe jako twarde dane.
1. Hard savings – realna gotówka w kieszeni firmy
Hard Savings, czyli oszczędności twarde, to bezpośrednie obniżenie kosztów w porównaniu z poziomem historycznym (tzw. baseline). Pieniądze faktycznie zostają w firmie, poprawiają wynik finansowy i są widoczne w sprawozdaniu.
Hard Savings = (cena historyczna − nowa cena) × planowany wolumen
Przykłady w praktyce:
- Obniżka ceny jednostkowej. W zeszłym roku kupowaliśmy opakowania po 10 PLN/szt. Po przetargu zmodyfikowaliśmy strukturę dostawców i nowa cena wynosi 8,50 PLN/szt. Przy rocznym wolumenie 100 000 sztuk uzyskujemy 150 000 PLN Hard Savings.
- Renegocjacja stałych umów. Wynegocjowanie niższej stawki czynszu za wynajem powierzchni magazynowej na kolejny rok.
- Konsolidacja dostawców. Połączenie wolumenów zakupowych z trzech spółek zależnych i uzyskanie rabatu ilościowego.
Zasada CFO: Prawdziwe Hard Savings pozwalają realnie zmniejszyć budżet operacyjny danej jednostki na kolejny okres.
2. Cost avoidance (soft savings) – tarcza przed wzrostem kosztów
Cost Avoidance, czyli unikanie kosztów, mierzy coś innego: ile firma wydałaby, gdyby zakupy nie interweniowały. Nie obniża wydatków poniżej poziomu historycznego, lecz ogranicza ich wzrost.
Cost Avoidance = (cena proponowana lub rynkowa − cena wynegocjowana) × planowany wolumen
Przykłady w praktyce:
- Obrona przed podwyżką. Dostawca zapowiada wzrost ceny usługi IT z 100 000 PLN do 120 000 PLN. Zakupy negocjują stawkę 105 000 PLN. Cost Avoidance wynosi 15 000 PLN, ale na poziomie P&L koszt wzrósł o 5 000 PLN.
- Value add. Cena zostaje bez zmian, ale w negocjacjach udaje Ci się wydłużyć termin płatności z 30 do 60 dni. Firma zyskuje dodatkowy czas na zapłatę, czyli tańsze finansowanie bieżącej działalności.
- Indeksacja cen. Utrzymanie dotychczasowych cen surowców na kolejny rok w momencie, gdy indeksy giełdowe danej kategorii wzrosły.
Ważne zastrzeżenie: jeśli cena końcowa spadnie poniżej poziomu historycznego, Cost Avoidance liczysz tylko do poziomu baseline. Dalsza część różnicy to już Hard Savings. Inaczej ta sama kwota zostałaby policzona dwa razy.
Hard Savings vs. Cost Avoidance
Aby uniknąć nieporozumień na linii zakupy – finanse, warto posługiwać się jasną klasyfikacją:
| Cecha | Hard savings (Twarde) | Cost avoidance (Soft / Uniknięcie) |
|---|---|---|
| Wpływ na P&L | Bezpośredni | Pośredni (ochrona budżetu przed wzrostem) |
| Punkt odniesienia (baseline) | Cena historyczna (np. zeszłoroczna) | Propozycja podwyżki / Średnia rynkowa |
| Wpływ na cash flow | Uwalnia żywą gotówkę | Chroni przed odpływem gotówki |
| Ocena przez finanse | Akceptacja w 100% | Wymaga uzgodnionej metodologii |
| Rola biznesowa | Poprawa marży | Zarządzanie ryzykiem |
Najczęstsze pułapki przy raportowaniu oszczędności
Dlaczego raporty zakupowe tak często budzą sceptyczm w zarządach? Oto 4 najczęstsze błędy:
- Wrzucanie wszystkiego do jednego „worka”: Zsumowanie 200 tys. PLN twardych obniżek i 800 tys. PLN unikniętych podwyżek i zaprezentowanie tego jako „1 mln PLN oszczędności” to najszybszy sposób na utratę wiarygodności.
- Pominięcie efektu wolumenu. Niższa cena jednostkowa o 5% nie obniży łącznych kosztów, jeśli w tym samym czasie kupisz o 30% więcej towaru. Oszczędność na cenie istnieje, ale całkowity wydatek rośnie, i to on trafia do raportu finansowego.
- Przypadkowy baseline. Raz porównujesz ceny do budżetu, raz do pierwszej oferty dostawcy, innym razem do zeszłego roku. Bez jednej, stałej linii bazowej liczby nie są porównywalne.
- Fałszywe oszczędności. Obniżka ceny zakupu o 10%, która powoduje droższy transport, więcej reklamacji lub opóźnienia w dostawach, jest tylko przesunięciem kosztów. Dlatego ceny warto oceniać przez pryzmat całkowitego kosztu posiadania (TCO).
Jak zbudować standard raportowania, który zaakceptuje CFO?
Jeśli chcesz, aby dział finansowy traktował zakupy jako partnera strategicznego, wdrożenie poniższych 3 kroków jest kluczowe:
Krok 1: Stwórzcie politykę liczenia oszczędności
Ustal wspólne zasady z działem finansów. Nie wymyślaj reguł wewnątrz zakupów. Usiądź z dyrektorem finansowym i kontrolingiem i spiszcie politykę liczenia oszczędności: czym jest baseline, jak uwzględniacie inflację rynkową i kiedy uznajecie cost avoidance.
Krok 2: Raportuj obie kategorie osobno
Na dashboardach i prezentacjach pokazuj hard savings i cost avoidance jako dwie oddzielne pozycje, bez wspólnej sumy. Zarząd od razu zobaczy, co obniżyło koszty, a co je ochroniło.
Krok 3: Wprowadź walidację przez dział finansów
Większe projekty oszczędnościowe powinny być zatwierdzane przez kontroling. Gdy pod wynikiem podpisze się osoba odpowiedzialna za budżet, nikt nie podważy Twoich liczb.
Podsumowanie
Hard savings budują marżę i uwalniają środki na inwestycje. Cost avoidance chroni firmę przed inflacją i niekorzystnymi warunkami rynkowymi. Żadna z tych kategorii nie jest gorsza, pod warunkiem że nazywasz je uczciwie i liczysz według ustalonych zasad.
Przejrzysta metodologia, jeden baseline i współpraca z działem finansów to najkrótsza droga do tego, by zakupy były postrzegane jako partner biznesowy, a nie źródło liczb, którym trzeba się dwa razy przyglądać.
Chcesz podzielić się swoim doświadczeniem? Napisz do nas — chętnie porozmawiamy.